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Vom US-Arbeitsministerium vorgeschlagene elektronische ERISA-Pensionsmitteilungen

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Nach dem neuen Vorschlag des DOL wäre es Arbeitgebern mit ERISA-gedeckten Altersvorsorgeplänen gestattet, die elektronische Zustellung als Standardmethode für die Bereitstellung der Altersunterlagen für die Teilnehmer zu verwenden. Teilnehmer, die eine Papierkopie bevorzugen, können sich vom elektronischen Lieferprozess ihres Arbeitgebers abmelden und eine kostenlose physische Kopie erhalten.

Wenn die neuen Regeln angenommen werden, werden sie einer elektronischen Zustellung nach dem „Notice-and-Access“-Prinzip folgen. Im Rahmen dieses Verfahrens erhalten die Teilnehmer eine E-Mail mit der Bezeichnung „Internetmitteilung“, die einen Titel und eine Erklärung, eine kurze Beschreibung des online veröffentlichten Dokuments, die Adresse der Website, auf der das Dokument veröffentlicht wird, eine Anleitung zum Anfordern eines kostenlosen Papiers enthalten muss Kopie sowie eine Erklärung über das Recht des Teilnehmers, die elektronische Zustellung abzulehnen und wie dies geschieht, und die Kontaktinformationen des Administrators.

Der Internethinweis muss auch so verfasst sein, dass er für den durchschnittlichen Teilnehmer verständlich ist, d. h. kürzere Sätze ohne Rechtsbegriffe. Im Allgemeinen muss jedes Mal, wenn ein neues Dokument online gestellt wird, eine Internetmitteilung gesendet werden. Um eine „E-Mail-Überlastung“ zu verhindern, könnten Administratoren jedoch andere Mitteilungen in eine einzige Internetmitteilung aufnehmen, die an die Teilnehmer gesendet wird.

Nach den neuen Standards des DOL würde ein Administrator einen Teilnehmer nicht automatisch in den elektronischen Zustellungsprozess einweisen, ohne den Teilnehmer zuvor auf Papier zu benachrichtigen. Dabei ist der Teilnehmer auch auf sein Recht hinzuweisen, Papierexemplare anzufordern und zu erhalten oder den elektronischen Lieferprozess ganz abzulehnen.

Das vorgeschlagene Übermittlungssystem für ERISA-Meldungen ähnelt der Methodik, die von der US-Börsenaufsichtsbehörde (SEC) verwendet wird, um Anlegern Offenlegungsdokumente zur Verfügung zu stellen. Mit dem Vorschlag des DOL soll auch eine Angleichung an die Vorschriften des Internal Revenue Service (IRS) in Bezug auf die elektronische Übermittlung von Renteninformationen erfolgen.

Das DOL argumentiert, dass bei Annahme des Vorschlags die Rentenplanteilnehmer ständigen Zugriff auf die Rentenunterlagen erhalten, sodass sie jederzeit bequem und einfach auf ihre Informationen zugreifen können. Der Vorschlag für Benachrichtigung und Zugriff würde den Teilnehmern auch Benachrichtigungen, mehrschichtige oder verschachtelte Informationen, Wort-/Zahlensuche, möglicherweise verbesserte Grafiken und Tutorials und mehr bieten.

Das DOL nimmt bis zum 22. November 2019 Kommentare zu dem neuen Vorschlag an. Die Agentur wird feststellen, ob zusätzliche Änderungen erforderlich sind, sobald alle Kommentare überprüft wurden.

Hintergrund zu ERISA-Pensionsplänen

Es gibt ungefähr 700.000 private Altersvorsorgepläne, die die ERISA-Anforderungen erfüllen müssen. Diese Anforderungen bedeuten, dass Administratoren den Teilnehmern und Begünstigten mehrere Dokumente pro Jahr mit einer angemessen berechneten Zustellungsmethode zur Verfügung stellen müssen, um sicherzustellen, dass die Empfänger die Dokumente erhalten (persönlich oder per Post).

Der Safe Harbor von 2002 änderte die oben genannten Zustellungsstandards, indem sie die elektronische Zustellung ermöglichte; Es bestehen jedoch nach wie vor Bedenken hinsichtlich der Wirksamkeit des Safe Harbour von 2002, die nach Meinung einiger die breitere Nutzung der elektronischen Zustellung als Standardmittel für die Zustellung von Rentendokumenten behindern.

Safe Harbor 2002 nutzte die Entwicklung von Technologien, um die elektronische Übermittlung bestimmter Renteninformationen zu ermöglichen. Ab sofort gilt der Safe Harbor 2002 nur für zwei Arten von Rentenempfängern:

• Erstens Teilnehmer, die routinemäßig online arbeiten; und

• Zweitens Teilnehmer, die dem elektronischen Empfang von Dokumenten ausdrücklich zustimmen.

Um zuzustimmen, muss die Person angemessen nachweisen, dass sie Zugang zu Informationen in elektronischer Form (z. B. E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer) hat, die dann für den Erhalt der Rentenplandokumentation verwendet wird.



Source by Mark Johnson, Ph.D., J.D.

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